Porządek w biurze to jeden z kluczowych czynników, które pomagają nam pracować wydajniej. Chaos utrudnia skupienie i odciąga uwagę od zadań, które musimy zrealizować. Co więcej, w zabałaganionym pomieszczeniu trudniej znaleźć potrzebne dokumenty, zapiski i akcesoria biurowe. W ten sposób tracimy mnóstwo czasu. Poskromienie bałaganu to zatem konieczność. Sprawdź jak ujarzmić chaos w biurze.
Kartony archiwizacyjne do dokumentów
Bałagan w papierach to niestety powszechny problem, który może znacznie skomplikować pracę. Gdy przychodzi klient lub współpracownik, a Ty szukasz w pośpiechu potrzebnej dokumentacji i przekładasz z miejsca na miejsce kolejne stosy papierów, wywołujesz mało profesjonalne wrażenie, a ponadto marnujesz swój czas i czas innych osób. Porządek w papierach to podstawa. Zacznij od segregacji, pogrupuj dokumenty tematycznie lub chronologicznie. Wszystkie grupy umieść w oddzielnych teczkach lub segregatorach, a najlepiej w pudełkach archiwizacyjnych. Mają mnóstwo zalet: są tanie, lekkie, pojemne i mają jednolitą szatę graficzną, dzięki czemu dobrze prezentują się na półce. Zawierają otwory do przenoszenia i otwierania oraz miejsce na opis zawartości. Do kompletu można dokupić też zbiorczy karton archiwizacyjny, w którym zmieści się kilka pudełek.
Kartony archiwizacyjne tanio
Pudełka archiwizacyjne możesz kupić na stronach producentów opakowań kartonowych lub w stacjonarnych sklepach z artykułami biurowymi, choć trzeba pamiętać, że w sieci ceny mogą być nieco niższe. Taki zakup to drobna inwestycja. Tutaj: https://kartony24.eu/pl/c/Kartony-i-pudla-archiwizacyjne/89 zestaw sześciu pudełek kupisz zaledwie za kilkanaście złotych, a zestaw pudełek z kartonem archiwizacyjnym – za niewiele ponad dwadzieścia złotych. To zatem znacznie tańsze rozwiązanie niż zakup segregatorów.
Terminarz zamiast kartek
Pracownicy często stosują w biurach karteczki samoprzylepne. Takie kartki bywają niekiedy przydatne. Można przykleić kilka z nich na monitorze, żeby nie zapomnieć o ważnych sprawach. Jednak używanie ich do sporządzania wszystkich zapisków to raczej zły pomysł. Trudno je przechowywać i kategoryzować, a w związku z tym trudno też odnaleźć ważne notatki. Karteczki przyklejane w wielu miejscach lub, co gorsza, rozrzucone w nieładzie na biurku, wprowadzą w pomieszczeniu wrażenie chaosu. Zamiast kartek warto wybrać terminarz lub notes. Łatwo znaleźć w nim zapiski na dany dzień i łatwiej planować zadania na kolejne tygodnie.
Regularne przerwy
Jeżeli przez wiele godzin tkwisz przy biurku i nie robisz sobie żadnych przerw, blat wkrótce zamieni się w miejsce składowania wszystkich możliwych rzeczy: papierków po cukierkach, kubków po kawie, pojemników po drugim śniadaniu, zbędnych kartek itp. Warto więc robić sobie regularne, kilkuminutowe przerwy na wyrzucenie wszystkich śmieci i umycie brudnych naczyń. Nie zapomnij też o sprzątaniu na koniec dnia pracy. Warto poświęcić trochę czasu na uporządkowanie biurka, żeby kolejny dzień rozpocząć z dobrym humorem przy uporządkowanym blacie.
Przydatne akcesoria
Przy każdym biurko powinna znajdować się niszczarka. Takie urządzenie bardzo ułatwia utrzymywanie porządku w dokumentach. Wystarczy tylko wrzucić niepotrzebne kartki, zaproszenia czy raporty, a niszczarka załatwi sprawę za nas. Oprócz tego, warto mieć na biurku organizer na dokumenty. Powinien składać się przynajmniej z trzech przegródek, które należy przeznaczyć na: dokumentację, którą należy zająć się od razu, dokumentację do przejrzenia w ciągu kilku dni i w ciągu dwóch tygodni. Oczywiście przedziały czasu trzeba dostosować do własnych potrzeb.
Organizery na kable
Jeśli na biurku znajdują się komputer, drukarka, myszka, skaner, a może i jeszcze jakieś inne sprzęty, widok poplątanych kabli jest oczywistością. Plątanina przewodów to nie tylko problem wizualny. Może po prostu utrudniać korzystanie z urządzeń. Warto więc wykorzystać specjalne organizery na kable. Mogą mieć postać rzepów, pojemników, wieszaków, tub czy spirali.
Jeżeli chcesz pracować wydajniej, najwyższy czas przeprowadzić porządki w swoim biurze. W czystym pomieszczeniu bez problemu skupisz się na swoich zadaniach i nie będziesz tracić czasu na szukanie potrzebnych rzeczy.