Wirtualne biuro – do czego może się przydać?

Zakładając własną firmę musimy pamiętać o wielu rzeczach, a wyznaczenie siedziby jest jedną z nich. W wielu przypadkach wystarczy podać mieszkanie, ale niestety rejestracja w nim nie zawsze jest możliwa z różnych względów. Posiadanie stacjonarnego biura również może się nie opłacać, gdyż generuje często spore koszty. Na szczęście jest pewne wyjście z tej sytuacji, a mianowicie wirtualne biuro, które może być dobrym rozwiązaniem dla wszystkich osób, które wykonują pracę zdalną. Czym dokładnie jest e-biuro i do czego się je wykorzystuje?

Dla kogo wirtualne biuro

Zakładając firmę w Polsce musimy liczyć się z wysokimi opłatami, jak choćby ZUS (z początku wprawdzie pomniejszony, ale jest), a do tego często dochodzi jeszcze kwestia lokalu. Oczywiście możemy wykorzystać do tego miejsce zamieszkania, ale niestety nie zawsze jest taka możliwość. Zwłaszcza wśród młodych ludzi, którzy wynajmują od kogoś mieszkanie, a najemca nie chce się zgodzić na prowadzenie w nim działalności gospodarczej. Wynajem powierzchni biurowej wiązałby się z dodatkowymi, często dużymi kosztami, a nie każdy początkujący przedsiębiorca może pozwolić sobie na takie koszty już na start. Wtedy z pomocą przychodzi właśnie wirtualne biuro.

Jest to bardzo dobre rozwiązanie szczególnie dla start-upów, firm zarządzanych zdalnie oraz przede wszystkim osób wykonujących pracę zdalną np. freelancerów.

Praca zdalna stale zyskuje na popularności, gdyż pracować możemy w warunkach, które sami sobie stworzymy np. w domu. Oszczędzamy dzięki temu nie tylko czas, ale również pieniądze potrzebne na dojazd do pracy.

Oferty pracy zdalnej

Po co komu e-biuro?

Podstawową usługą jaką oferuje wirtualne biuro jest adres pozwalający na rejestrację firmy. Takie rozwiązanie pozwala także na znaczną redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu czy zatrudnieniem pracowników biurowych. Wirtualne biura poza adresem często zapewniają również obsługę w zakresie administracji. Do tego typu usług należy:

• odbieranie telefonów i faksów,
• odbieranie i przesyłanie korespondencji,
• obsługa skrzynki mailowej,
• obsługa prawna i księgowa,
• przechowywanie dokumentów,
• wsparcie księgowe,
• założenie konta firmowego,
• wynajem sal na spotkania biznesowe,
• wyrabianie pieczątek, wizytówek itp.

Zalety i wady wirtualnego biura

Posiadanie wirtualnego biura ma swoje zalety, ale nie możemy zapominać również o wadach. Przed podjęciem ewentualnej decyzji o jego wynajmie, powinniśmy się nad tym dobrze zastanowić i przeanalizować plusy i minusy. Poniżej te najważniejsze z nich.

Zalety e-biura

• redukcja kosztów utrzymania biura,
• porządne biura wirtualne zatrudniają szereg pracowników biurowych, którzy świadczą dodatkowe usługi,
• możliwość wpisania wirtualnego biura w koszty uzyskania przychodu. W przypadku zarejestrowania firmy na adres domowy, jeśli służy również celom prywatnym – nie ma takiej możliwości,
• pomoc z założeniem firmy. Możemy to oczywiście zrobić samemu i nie jest to przesadnie skomplikowane, ale w razie potrzeby taka pomoc jest,
• oszczędności związane z zakupem wyposażenia biura. Wszystkie meble oraz urządzenia biurowe znajdują się już na miejscu, więc nie musimy zawracać sobie głowy tego typu sprawami,
• kontrole skarbowe odbywają się z dala od mieszkania. Dodatkowym atutem jest doświadczenie pracowników wirtualnego biura z kontrolerami,
• sale konferencyjne do dyspozycji. Większość biur wirtualnych pozwala korzystać zarówno z sal konferencyjnych jak i innych pomieszczeń biurowych, co w przypadku małego biura jest trudne,
• reklama firmy. Często tego typu firmy pozwalają zamieścić własną reklamę w biurowcu, w specjalnie do tego celu przeznaczonym miejscu.

Wady e-biura

• bezpieczeństwo danych – musimy zwrócić uwagę na to, że raczej nie będziemy odwiedzać takiego wirtualnego biura codziennie, a niektórzy z pewnością wcale. W związku z tym zdani jesteśmy na zupełnie obce osoby, które mogą się często zmieniać. Zupełnie nie mamy kontroli nad tym, kto zajmuje się naszą korespondencją, więc możemy mieć czasem problemy, jeśli pracownik zapomni nas o czymś ważnym powiadomić,
• określone godziny pracy biura – freelancerzy z reguły pracują o każdej porze, również w nocy, a wirtualne biuro niestety jedynie w określonych godzinach. W pewnych sytuacjach może to być uciążliwe, ponieważ niektóre wiadomości, czy faksy otrzymamy z pewnym opóźnieniem,
• niepewność – niestety w żaden sposób nie jesteśmy w stanie przewidzieć, czy firma, w której wynajęliśmy e-biuro, nie zostanie zamknięta po krótkim okresie współpracy. Firma wynajmująca może również nie wywiązywać się ze swoich obowiązków, a to również wymusi na nas zmianę. Jest to dość istotne, gdyż adresu firmy nie zmienimy w ciągu kilku chwil, a każda zmiana to zawsze dodatkowe koszty,
• powierzenie wizerunku firmy komu innemu – może się zdarzyć sytuacja, że trafimy na mało odpowiedzialne biuro, które przyczyni się do utracenia dobrej reputacji. W związku z tym, zanim zdecydujemy się na wirtualne biuro, powinniśmy dobrze sprawdzić daną firmę sprawdzając opinie, a nawet kontaktując się z aktualnymi lub byłymi klientami.

Ile kosztuje wirtualne biuro

Koszt wynajmu wirtualnego biura zależy przede wszystkim od lokalizacji, ale także od pakietu, czyli usług, które dobierzemy. Nie są to jednak bardzo wysokie koszty, więc nawet początkujący przedsiębiorca powinien sobie z nimi poradzić. Najczęściej wahają się w granicach od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie.

Zanim zdecydujemy o wynajmie e-biura, powinniśmy zastanowić się czy ważniejsza jest dla nas lokalizacja, czy też pakiet oferowanych usług. Najtańsza opcja z reguły obejmuje jedynie wynajem adresu do rejestracji firmy oraz odbierania korespondencji. Za wszystkie dodatkowe usługi oferowane przez e-biuro przyjdzie nam już niestety dopłacić, ale z reguły nie są one niezbędne.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Decydując się na wirtualne biuro często nasuwa się pytanie – czy jest ono legalne? Jak najbardziej tak i jest to coraz popularniejsza praktyka wśród freelancerów czy małych firm. Jest tylko jeden warunek: firma świadcząca usługę wirtualnego biura musi posiadać salę konferencyjną lub fizyczne biura, które może udostępnić przedsiębiorcy lub spółce. Firma musi mieć również zgodę właściciela lokalu (jeśli takowym nie jest) na podnajem go osobom trzecim.

Podsumowanie

Wirtualne biuro jest ciekawym rozwiązaniem w zasadzie dla każdego, choć nie każdy tak na prawdę go potrzebuje. Warto jednak wiedzieć o takiej możliwości, jeśli pracujemy zdalnie i mamy w planach zakładanie firmy. W ten sposób przynajmniej koszty związane z lokalem ograniczymy do minimum, a to już dużo, zwłaszcza dla początkującego przedsiębiorcy.

Co myślicie o wirtualnym biurze? Podzielcie się opinią w komentarzu.