Każdemu z nas zdarza się mieć długą listę rzeczy do zrobienia, a nie zawsze wiemy od czego zacząć i jak się za to zabrać. Przez to zaplanowane zadania często pozostają niezrobione, a nam mija kolejny bezproduktywnie spędzony dzień. Jest to problem dość często spotykany, który nie wynika jednak z faktycznego braku czasu, a jedynie problemów ze znalezieniem odpowiedniej motywacji oraz niskich umiejętności skupienia się na pracy. Pomocne w takiej sytuacji mogą okazać się różne metody zarządzania czasem, które warto wypróbować, a jedną z nich jest Pomodoro. Co to właściwie jest za technika i na czym polega?
Spis treści
Technika Pomodoro – co to?
Technika Pomodoro to metoda organizowania sobie czasu pracy, nauki lub obowiązków, która została opracowana w latach 80. XX wieku przez Francesco Cirillo. Nazwa pochodzi od zegara kuchennego w formie pomidora, którego użył w swoich pierwszych eksperymentach.
Na czym polega technika Pomodoro
Głównym założeniem Pomodoro jest całkowite skoncentrowanie się tylko na określonym zadaniu przez 25 minut. Technika ta składa się z kilku takich cykli zwanych pomodoros, a po każdym z nich należy nam się krótka przerwa, która powinna wynosić od 3 do 5 minut. Musimy jednak pamiętać, że podczas pracy nie możemy pozwolić sobie na to, aby ktoś lub coś nam ją przerwało, więc musimy pozbyć się rozpraszaczy. Po 4 takich cyklach należy nam się już dłuższy odpoczynek, który powinien trwać od 15 do 30 minut.
Jak zastosować technikę Pomodoro
Pomodoro to dość prosta technika, do której potrzebne nam będzie jedynie urządzenie odmierzające czas. Może to być klasyczny minutnik, który postawimy sobie na biurku lub ten dostępny w smartfonie. Oczywiście wybierając drugą opcję nie musimy wcale ograniczać się do tego wbudowanego, gdyż w internecie znajdziemy również wiele dedykowanych aplikacji np. Pomodoro Timer. Musimy jedynie pamiętać, aby wyłączyć wszelkie apki, które mogłyby rozpraszać naszą uwagę np. komunikatory.
Jak to wygląda w praktyce:
- wybieramy zadanie do wykonania,
- ustawiamy timer na 25 minut,
- pracujemy nad określonym zadaniem,
- kończymy pracę, gdy timer zadzwoni, stawiamy znacznik kontrolny i robimy sobie przerwę:
- od 3 do 5 minut, jeśli mamy mniej niż 4 znaki kontrolne,
- od 15 do 30 minut, jeśli mamy 4 pomodoros i resetujemy liczbę znaczników,
- po przerwie wracamy do punktu 1.
Jak widać główne założenia są bardzo proste, ale oczywiście mogą podlegać pewnym modyfikacjom.
Główne założenia techniki Pomodoro
Ważną kwestią jest lista zadań do wykonania, którą powinniśmy rozpisać tak, aby każde z nich możliwe było do wykonania w czasie 25 minut. W przypadku tych dłuższych i bardziej skomplikowanych, najlepiej po prostu podzielić je na mniejsze części. Warto również podczas planowania ustalić sobie priorytety i posortować zadania od tych ważniejszych, do tych mniej ważnych.
Jeśli nie uda nam się zaliczyć wyznaczonego zadania w ciągu 25 minut, to wtedy musimy dopisać je do listy i zająć się jego realizacją w kolejnym cyklu. Oczywiście może zdarzyć się również odwrotna sytuacja i uda nam się w pełni zrealizować zadanie, choć do końca zostanie jeszcze trochę czasu. Wtedy po prostu przechodzimy do kolejnego i wykonujemy je do momentu, aż zadzwoni timer.
W czasie przerwy nie powinniśmy robić nic, co związane byłoby z pracą lub nauką. Jest to nasz czas wolny, w którym organizm odpoczywa i przygotowuje się na kolejne cykle. Dzięki temu utrzymamy lepszą koncentrację podczas każdego z nich i unikniemy przemęczenia.
Jak pozbyć się rozpraszaczy
Obecnie największym problemem utrudniającym skupienie się na pracy jest obecność ciągłych rozpraszaczy. Dlatego przed przystąpieniem do realizacji zadań powinniśmy wyłączyć wszystkie rzeczy, które mogłyby niepotrzebnie absorbować naszą uwagę. U każdego wygląda to inaczej, ale warto:
- wyłączyć powiadomienia z aplikacji typu Messenger, Facebook, Instagram itp.,
- wyciszyć całkowicie dźwięki w telefonie, a także wyłączyć wibracje,
- poprosić domowników lub współpracowników, aby nam nie przeszkadzali przez określony czas,
- pracując przy komputerze zamknąć wszelkie zbędne zakładki w przeglądarce, które nie są potrzebne nam do pracy.
Oczywiście możemy też całkowicie wyłączyć komputer lub telefon, jeśli nie są nam one potrzebne do pracy i nie korzystamy z dedykowanej aplikacji do odmierzania czasu.
Pomodoro Timer i inne aplikacje
Zwykły minutnik i kartka papieru na dobrą sprawę wystarczy, ale mając do dyspozycji dzisiejszą technologię możemy pokusić się o dedykowaną aplikację na telefon. Jedną z nich jest wspomniana już wcześniej Pomodoro Timer, w której po prostu ustawiamy ilość cykli oraz przerw i uruchamiamy ją. Ponadto możemy włączyć automatyczny start, jeśli mamy zamiar skrupulatnie trzymać się techniki, a nie chcemy po każdym zaglądać w telefon. Wtedy apka odpowiednim sygnałem dźwiękowym poinformuje nas o początku i końcu przerwy.
Oczywiście aplikacji tego typu jest znacznie więcej, więc nic nie stoi na przeszkodzie, aby przeszukać sklep w poszukiwaniu innych, które mogą posiadać więcej funkcji np. możliwość zapisywania zadań.
Co zyskujemy stosując technikę Pomodoro
Technika Pomodoro uczy samodyscypliny oraz skupienia, więc znacznie poprawia efektywność pracy. Dzięki niej:
- dowiemy się co odwraca naszą uwagę, a stąd już krótka droga, aby pozbyć się choćby jednego z rozpraszaczy,
- zaczniemy lepiej planować zadania i dowiemy się ile czasu nam one zajmują,
- maksymalnie wykorzystamy czas pracując efektywniej, choć niekoniecznie więcej,
- unikniemy przepracowania dzięki zaplanowanym przerwom.
Modyfikacje techniki
Wprawdzie technika Pomodoro ma swoje konkretne założenia, ale jednocześnie jest bardzo elastyczna. Wcale nie musimy sztywno trzymać się zasad, jeśli sprawia nam to trudność lub nie współgra z prowadzonym trybem życia. Wystarczy zmienić długość cykli oraz przerw, aby dostosować metodę pod siebie i to niekoniecznie na „minus”. Równie dobrze możemy wydłużyć czas pracy, a przerwy skrócić, jeśli nie mamy żadnych problemów ze skupieniem się przez np. 40 minut, czy nawet godzinę.
Technika Pomodoro – podsumowanie
Nadmierna ilość rozpraszaczy oraz zbyt długa praca bez przerwy, to obecnie jedne z głównych przyczyn spadku wydajności. Oba te problemy rozwiązuje technika Pomodoro, która jest aktualnie jedną z popularniejszych i najbardziej skutecznych metod zarządzania czasem i walki z prokrastynacją. Wprawdzie ułatwia ona realizowanie zadań, ale prawdopodobnie nie u każdego się sprawdzi. Dlatego najlepiej sprawdzić ją samodzielnie i dopiero wtedy ocenić jej skuteczność.
Co sądzicie o technice Pomodoro? Może stosujecie? Podzielcie się opinią w komentarzu.
