Planujesz wdrożyć w swojej firmie Google Workspace, ale nie masz pewności, jak to wszystko działa i czy Twoi pracownicy poradzą sobie z obsługą nowego rozwiązania? Mamy dla Ciebie dwie wiadomości. I to w dodatku obydwie dobre! Pierwsza – wszystkie aplikacje wchodzące w skład pakietu od Google cechują się intuicyjnym interfejsem i są naprawdę łatwe w obsłudze. Druga – na pytanie, jak zacząć pracę w środowisku Google Workspace, odpowiada poniższy artykuł.
Spis treści
Wdrożenie usługi w firmie – jak to zrobić?
Jeśli nie korzystasz jeszcze z Google Workspace, konieczne będzie wykupienie usługi w wybranym przez Ciebie planie. Możesz to zrobić na stronie producenta albo zdać się na wiedzę i doświadczenie jednego z krajowych partnerów Google Cloud. To drugie rozwiązanie niesie za sobą szereg korzyści.
Na polskim rynku partnerem Google Cloud jest na przykład wrocławska firma FOTC. Na jej stronie internetowej zamieszczone zostały szczegółowe informacje na temat usługi. Dowiesz się z niej m.in.: ile kosztuje Google Workspace, jakie aplikacje wchodzą w skład poszczególnych pakietów oraz jak skonfigurować instancję w swojej domenie.
Inne korzyści, jakie oferuje partner Google Workspace to darmowe 30 dni na testowanie usługi, wsparcie techniczne 24/7 czy faktury w złotówkach. FOTC może też pomóc Ci w migracji danych z dotychczasowego narzędzia. Szczegółową ofertę firmy w zakresie wdrożenia Google Workspace znajdziesz tutaj: https://fotc.com/pl/google-workspace/.
Migracja danych z poprzedniego rozwiązania, czyli pierwsze kroki
To, że postanowiłeś przenieść swoją firmę do Google Workspace i zacząć korzystać z Gmaila dla firm, nie oznacza, że musisz zapomnieć o mailach i załącznikach, jakie zgromadził Twój zespół. Wszystkie je możesz bezpiecznie przenieść do swojej nowej poczty.
Oprócz tego do Google Workspace możliwe jest też zmigrowanie kalendarzy i kontaktów oraz plików zapisanych na dysku w innej chmurze lub na dysku lokalnym.
Logowanie do Google Workspace – jak to zrobić?
Kiedy już – czy to samodzielnie, czy z pomocą partnera – skonfigurujesz w swojej firmie instancję Google Workspace, Twoi pracownicy będą mogli przystąpić do pracy.
Aby zalogować się w usłudze, pracownik musi wejść na stronę gmail.com i wpisać tam dane logowania, które otrzyma od administratora konsoli Google Workspace w firmie. W kolejnym kroku zobaczy interfejs poczty Gmial, który jest też zintegrowany z narzędziami do komunikacji (Chat, Pokoje, Meet).
Wszystkie pozostałe programy, wchodzące w skład pakietu Google Workspace, dostępne są z poziomu menu, które rozwija się po kliknięciu ikony dziewięciu kropek ułożonych w kwadrat, umieszczonej w prawym górnym rogu ekranu.
Kliknięcie w logo danego programu przeniesie użytkownika na stronę główną wybranego narzędzia. Do wyboru są tu m.in. Dysk, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Kalendarz, Chat, Meet, Formularze, Witryny i Kontakty. Obsługa każdej z tych aplikacji odbywa się w obrębie przeglądarki.
Jak pracować w programach umieszczonych w chmurze?
Sposób pracy w programach chmurowych znacznie różni się od tego, który charakterystyczny jest dla aplikacji zainstalowanych lokalnie. Pierwsza i podstawowa różnica – która niesie za sobą wszystkie inne – jest taka, że praca odbywa się w przeglądarce, po zalogowaniu do poczty Google. Dzięki temu pracownicy zawsze mają pod ręką wszystkie potrzebne im zasoby, niezależnie od tego, jakiego urządzenia użyją do zalogowania się w usłudze.
Co więcej, w programach biurowych (gdzie najczęściej porównuje się dwa konkurencyjne rozwiązania – Google Workspace vs Office 365) możliwa jest współpraca wielu osób na jednym pliku w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że wszystkie osoby z uprawnieniami zawsze mają dostęp do najbardziej aktualnej wersji pliku. Podobnie rzecz ma się z danymi przechowywanymi na Dysku Google – użytkownicy mają do nich dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu.
Jak łatwo zauważyć, rozwiązania chmurowe podnoszą elastyczność i efektywność pracy. Dlatego też doskonale sprawdzają się one we wszystkich firmach, które chcą pozostawać konkurencyjne w swoich branżach.