Faktura to dokument, który cieszy się dziś największą popularnością wśród sprzedawców i nabywców towarów oraz usług. Aby jednak dokument mógł zostać uznany za fakturę, musi spełniać kilka formalnych wymogów, a przede wszystkim zawierać kilka niezbędnych informacji. Jak dobrze wystawić fakturę i czy warto skorzystać w tym celu z programu do pisania faktur? Odpowiedź prezentujemy w poniższym artykule.
Faktura oraz niezbędne jej elementy
Faktura to podstawowy dokument świadczący o sprzedaży. Obecnie cieszy się dużą popularnością. To właśnie na nią nanosi się najważniejsze dane dotyczące zrealizowanej transakcji. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach zazwyczaj w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono produkt bądź zrealizowano usługę. Od tej zasady istnieje też kilka wyjątków.
Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z możliwości, jakie daje technologia. Dlatego nie dziwi odejście od tradycyjnych faktur na rzecz faktur elektronicznych. Za generowanie e-faktur odpowiadają dedykowane programy do pisania faktur, których oferta jest dziś całkiem spora. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z fakturą w formie fizycznej, czy elektronicznej, powinniśmy zamieścić w niej szereg istotnych elementów. Są to m.in:
- data wystawienia faktury,
- imię i nazwisko, ewentualnie nazwa podatnika oraz nabywcy,
- nazwa usługi lub towaru,
- numer NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
- numer faktury,
- dane teleadresowe stron uczestniczących w transakcji
- cenę jednostkową usługi lub towaru (bez kwoty podatku),
- kwotę podatku,
- całkowitą należność.
Lista podstawowych elementów faktury jest dość obszerna. Warto mimo wszystko możliwie jasno i wyczerpująco opisać przedmiot oraz charakter transakcji wraz ze wszelkimi niezbędnymi szczegółami dotyczącymi finansów. Oprócz informacji podstawowych możemy również zawrzeć dodatkowe dane, jak choćby: samofakturowanie, metodę kasową, procedurę marży bądź też informacje identyfikacyjne przedstawiciela podatkowego.
Kto i jak wystawia fakturę
Uznaje się, że fakturę może wystawić każdy, kto jest tzw. podatnikiem VAT. A zatem jest to każdy przedsiębiorca, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT, jest z niego zwolniony lub też prowadzi własną działalność gospodarczą. Przedsiębiorca może także powołać inną osobę, która w jego imieniu wystawi fakturę VAT.
Jeśli trudnimy się sprzedażą towarów bądź usług, powinniśmy wiedzieć, iż fakturę może wystawić zarówno dostawca, jak i nabywca konkretnej usługi. W przypadku, gdy faktura ma być wystawiona przez nabywcę, należy opisać ten fakt w stosownej umowie, gdzie zostanie określony sposób wystawiania oraz zatwierdzania faktur. Pamiętajmy także, że również organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej mogą wystawiać faktury. Dobrym przykładem są tutaj fundacje, które nie prowadzą wspomnianej działalności, a mogą na przykład prowadzić sprzedaż.
e-faktury, czyli jaki program do pisania faktur?
W dobie postępującej cyfryzacji i przyspieszonego przez pandemię COVID-19 rozwoju technologicznego, nie dziwi nikogo popularność e-faktur. Nie różnią się one niczym w porównaniu z tradycyjnymi fakturami, z wyjątkiem tego, iż nie muszą być przedstawiane kontrahentowi na papierze. Dzięki e-fakturom oszczędzają czas i pieniądze, jak również mogą generować dużą liczbę faktur w bardzo krótkim czasie.
Programów do pisania faktur jest całkiem sporo i każde przedsiębiorstwo znajdzie tu narzędzie dopasowane do własnych potrzeb oraz budżetu. Warto zwrócić uwagę na te e-narzędzia, które posiadają rozwiązania chmurowe, dzięki czemu e-faktury dają się wystawić z każdej lokalizacji oraz urządzenia, które posiada dostęp do danych. Programy do e-faktur powinny też samoczynnie pobierać dane kontrahentów tak, aby nie było potrzebne samodzielne ich przepisywanie. I jest jeszcze jedna rzecz, o której należy pamiętać, a mianowicie bezpieczeństwo przechowywanych danych. Na ten aspekt należy koniecznie zwrócić uwagę, wybierając program do pisania faktur. Wszystkie istotne elementy zawiera między innymi program od Rafsoft.